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Reportes de Resultados con Herramientas Básicas
18 de Diciembre de 2006 : 11:32. Por: nrg
Reportes de Resultados con Herramientas Básicas:
Paneles-Tableros y Simuladores.
Por años hemos estado apoyando a los empresarios y directivos en la selección de sus indicadores de desempeño empresarial, con herramientas como el Balanced Scorecard – Cuadro de Mando Integral.
Una de las situaciones de decisión que se presenta en estos temas, es el de la selección de las herramientas y mecanismos de reporte. Para comenzar, se hace la pregunta “Seguiremos con los voluminosos informes en papel, o usaremos herramientas de tecnología de información? ¿Cuáles?”
A pesar del avance de los sistemas de información, seguimos viendo los voluminosos informes de resultados sobre los escritorios de los ejecutivos (irónicamente, junto al computador). También hemos visto las propuestas de empresas de software que suministran el tipo de soluciones que permiten “automatizar” los reportes. Lamentablemente a costos a veces inaccesibles en un mundo donde más del 80% de las empresas son pymes o microempresas.
Veamos a continuación algunos aprendizajes derivados de la experiencia, que si bien están formulados para pequeñas y medianas empresas, son válidos y han sido utilizados por grandes empresas.
Reportes de Resultados con Herramientas Básicas:
Paneles-Tableros y Simuladores
Jesús Sánchez Martorelli
j.sanchez@nrgconsultores.net
Por años hemos estado apoyando a los empresarios y directivos en la selección de sus indicadores de desempeño empresarial, con herramientas como el Balanced Scorecard – Cuadro de Mando Integral.
Una de las situaciones de decisión que se presenta en estos temas, es el de la selección de las herramientas y mecanismos de reporte. Para comenzar, se hace la pregunta “Seguiremos con los voluminosos informes en papel, o usaremos herramientas de tecnología de información? ¿Cuáles?”
A pesar del avance de los sistemas de información, seguimos viendo los voluminosos informes de resultados sobre los escritorios de los ejecutivos (irónicamente, junto al computador). También hemos visto las propuestas de empresas de software que suministran el tipo de soluciones que permiten “automatizar” los reportes. Lamentablemente a costos a veces inaccesibles en un mundo donde más del 80% de las empresas son pymes o microempresas.
Veamos a continuación algunos aprendizajes derivados de la experiencia, que si bien están formulados para pequeñas y medianas empresas, son válidos y han sido utilizados por grandes empresas.
Aprendizaje 1: Use un Panel – Tablero para su reporte:
Un Tablero o Panel de Instrumentos ofrece muchas ventajes. Imagínese el manejar su vehículo sin instrumentos. Usted puede construir un tablero para su empresa, con los indicadores más relevantes.
Los tableros de instrumentos pueden “destilar” cantidades masivas de datos en una sola página o una sola pantalla, mostrando resultados sucintos. Con un diseño adecuado, los informes mediante tablero de instrumentos pueden reducir la inundación de papel a una sola hoja. Posteriormente podrá “navegar” hacia aguas mas profundas, solicitar informes adicionales, si el desempeño de un indicador así lo requiere.
Los tableros de instrumentos pueden mostrar una amplia variedad de resultados en una página, de un solo vistazo. Esto permite que los gerentes comparen muchos resultados el uno al otro, dándoles una vista más exacta de su organización y más rápidamente. Con informes tradicionales, los gerentes tienden a comparar muchos hechos, de muchos informes recibidos, a lo largo de muchos días; con informes de tablero de instrumentos, está todo allí delante de ellos.
Los tableros de instrumentos pueden enfatizar fácilmente áreas de desempeño y resultados que más preocupan a los gerentes. Este es porque los tableros de instrumentos son muy modulares.
Los tableros de instrumentos no son sólo para gerentes. Pueden ser construidos y usados a todo nivel en la organización, incluso el individual.
Aprendizaje 2: Use las herramientas tecnológicas a su disposición, luego piense en mejorarlas o en recurrir a nuevas herramientas
Suponga que usted es un empresario o un gerente. Usted ha tenido un día largo en el trabajo. Los informes generados con de hoja de cálculo “ensucian” su escritorio. Cuando usted finalmente llega a casa para la tarde, usted recoge una revista de negocios para distraerse. Pero, como usted está demasiado cansado para leer algo, se limita a mirar los cuadros y figuras.
Muchos de aquellos "cuadros" en su revista son pequeñas gráficas y tablas o figuras que resumen más datos que los informes típicos generados en Excel y que cubren su escritorio. Imagínese si sus informes pudiesen tener el sentido de síntesis y el atractivo de lo que ve en esa revista.
Los artistas gráficos que trabajan en revistas comerciales saben crear cartas y tablas que son fáciles para leer. Aprenda de esta gente. El modo más fácil de hacerlo es buscar gráficos y tablas en revistas comerciales, figuras que usted puede adaptar a sus propias necesidades de generación de reportes. Y la mejor noticia, usted puede hacerlo con un software del que seguramente ya dispone: el Excel.
Con los avances de la tecnología de información, el movimiento hacia el uso de tableros o paneles hace ya tiempo superó las berreras del Excel (o de la hoja de cálculo que usted use, en este artículo haremos referencia al Excel por ser de uso muy común).
Es decir, muchos productos de software generan informes de tablero de instrumentos. Aún así, el Excel sigue siendo una herramienta de fácil acceso, disponible para la mayoría de los usuarios de computadores personales, y tiene enormes capacidades para crear informes de tablero de instrumentos.
El Excel provee a usuarios de poder significativo y flexibilidad para esta tarea. Y el costo incremental del tablero de instrumentos que hace un informe con Excel es esencialmente cero. Esto luce atractivo si usted tiene una Pyme y está pensando en lo que costaría una inversión adicional para su empresa.
¿Por qué es Excel ha sido tan subutilizado para esta aplicación, la construcción de tableros?
Se me ocurren al menos, tres motivos.
Primero, las compañías de software pueden desarrollar un software patentado que provee los mecanismos para el reporte mediante “dashboards” (tableros de instrumentos). Irónicamente, gran parte de ellas sugieren el uso de herramientas similares al Excel, o el Excel mismo, para el manejo de datos o para visualizarlos. Para esas empresas la venta de una solución basada en Excel ofrece una fracción diminuta del potencial de ganancias. Por lo tanto, pocas compañías de software presentan interés en promover el Excel para este fin.
Segundo, pocas personas han descubierto las técnicas que hay que aplicar en Excel para crear informes de tablero de instrumentos de alta calidad. Aunque las técnicas sean relativamente fáciles de usar, no son obvias.
Tercero, Se suele pasar por alto el Excel como herramienta útil para generar reportes de alta calidad, visualmente “atractivos”. Imagínese por un momento un informe de Excel típico producido por un usuario Excel típico. Compare ese informe y su esquema con los que usted suele ver en las revistas de negocios, o en los reportes de indicadores de los periódicos. No es sorprendente que la gente acostumbrada por mucho tiempo al estándar de informes de Excel, nunca pensaría usarlo para producir informes de paneles de la calidad que usted ve en una revista. Por difícil de creer que le parezca, usted puede reemplazar esos tediosos informes de muchas páginas, múltiples tablas y gráficos, con una sola página o pantalla, usando el Excel, y con una calidad gráfica impresionante. Es difícil creer que mismo producto –Excel- genere ambos juegos de informes. Para una muestra de un informe de este tipo, vea la figura 1. Este informe es el prototipo generado para una empresa de aviación comercial, y resume los elementos de tres perspectivas de su Balanced Scorecard.
¡Así que, para comenzar, olvide las grandes inversiones en software adicional, y use las herramientas que ya tiene en su computador! Según los usuarios avanzados, estas posibilidades de reporte están mejoradas en la versión 2007 del Excel, así que prepárese para mejorar sus reportes de resultados.
Aprendizaje 3: Los simuladores de negocios - Construya su propio simulador de vuelo
Por años hemos trabajado con herramientas se simulación dinámica como el ithink, el Powersim y el Vensim, para construir “simuladores de vuelo” empresariales. Sin embargo, estas son herramientas poco conocidas en el ámbito empresarial, aunque altamente poderosas para el desarrollo de simuladores. De nuevo, una empresa típica, y un usuario típico, recurrirá a las herramientas básicas de simulación que ya conoce: de nuevo el Excel.
Lamentablemente, habrá que recurrir a tediosas sesiones de simulación, cambiando una o más variables, detallando y analizando cada resultado de la simulación si usted usa Excel para este propósito. Con un arduo trabajo, en medio del cansancio, podrá llegar a conclusiones sobre las opciones de acción. Con las posibilidades del Excel, mejoradas en la versión 2007, usted puede serenar reportes para cada simulación, y luego sentarse a analizarlas.
Todos éstos "what-ifs" pueden convertir un informe simple en muchos análisis. Pero, aún así, tiene un largo recorrido por realizar. Estos problemas se hacen aún peores cuando usted tiene que mostrar sus resultados de Excel usando otro software… como PowerPoint, por ejemplo, o sobre la Web. Esto es lo que los usuarios suelen llamar “el infierno de Excel” (Excel hell)
Como una opción, con una inversión de unos 200 US$, o hasta gratis su usted no es demasiado exigente, puede acceder a herramientas en el mercado que le permiten construir sus propios simuladores, ahorrándose el tiempo de “jugar” con el Excel.
Los simuladores son instrumentos de visualización de datos que, en general, parten y se basan en Excel para sus datos y lógica. Son diseñados para gerentes, analistas, educadores, y otros que tienen que deseen presentar resultados numéricos interactivos de un modo confiable y visualmente atractivo.
Usted simplemente importa su hoja de cálculo Excel en el simulador, entonces trazan un mapa de los valores usando los componentes y los gráficos del simulador. Usted puede jugar luego con los valores y al instante obtener los resultados de simulación para reflejar la lógica incorporada en su hoja de cálculo.
En la figura 2 podrá ver uno de estos simuladores, desarrollado con una de esas herramientas. Si desea algo mas sofisticado, puede adquirir una de las herramientas de simulación dinámica ante referidas, para lo cual debe aprender algo de “pensamiento sistémico” necesario para su uso efectivo.
En el ejemplo de la figura 2, muestra el “dupont” de las perspectivas de resultados financieros de una empresa bajo los parámetros de su plan anual. Se le pide que como ejecutivo estime los ajustes necesarios que permitan definir metas para los componentes de su organización, de manera que los resultados de Ingresos Netos superen los 1800 (las cifras están expresadas en miles de US$). Note que el resultado actual es 1006. En otras palabras que simule las acciones necesarias para aumentar el EBITA a un valor superior a los 1800 .
Realizar esto en Excel, requeriría de múltiples simulaciones con cada variable.
Luego de pulsar el botón de “Activar el Simulador”, usted se encuentra con un conjunto de “selectores” que le permiten ajustar cada variable. A primera vista, uno podría pensar que debe aumentar la “tasa de crecimiento”, actualmente en 7% a un valor más alto. Con su mouse, déle vuelta al selector hasta el valor que usted desee. Se dará cuenta que, además de la locura que seria sugerir tasas de crecimiento muy altas, esto no es suficiente para lograr el resultado deseado. Pareciera que este no es un impulsor de mucho “peso” en los ingresos, pues apenas se producen cambios en los ingresos al aumentar esta tasa. Así que dejemos la tasa de crecimiento en alrededor del 14,11%, lo que es posible dadas las capacidades de producción y las tendencias de crecimiento del mercado.
Juguemos ahora con el “Costo De Producción”. Colóquese sobre el botón azul del selector y desplácelo a la izquierda (pulse el botón izquierdo de su Mouse al hacerlo) ¡WOW!. Este factor si que hace la diferencia. Bajemos el costo unos cinco puntos, de 45% al 40%. (Esto equivale a una meta de reducción de 10% en los costos de producción). Ya nos acercamos a la meta de ingresos.
Tome ahora la iniciativa. Intente con los Costos de Ventas y los de Administración. También debe poner metas retadoras a estas organizaciones. Verá que con estos ajustes, podrá llegar a la meta de 1800 que se le ha solicitado. Ahora tendrá que negociar las metas individuales de cada departamento, bajo los lineamientos de metas que su simulador le ha permitido establecer. ¡Manos a la obra!.
Como verá, con herramientas simples, a partir de una hoja en Excel, además de generar reportes de alto contenido, usted puede construir sus propios simuladores de vuelo.
Aprendizaje 4: De los simuladores a los laboratorios de aprendizaje
Usted habrá notado las posibilidades que un simulador ofrece para “aprender” sobre las variables clave de su negocio. Con un poco de inventiva y tenacidad, podrá construir simuladores para cada área de su negocio, acompañados de sus reportes de resultados en una hoja.
Pero, esto no es suficiente. Usted tiene algunos ejecutivos que están el su “plan de desarrollo”. Con los simuladores y los informes tipo tablero, usted puede crear reuniones para entender como funciona el negocio. Sesiones de simulación, que permitan conversar sobre los juegos de simulación, sobre las variables clave y así aprender sobre los impulsores reales del desempeño de su negocio.
Estas sesiones, pueden ser parte de sus programas de capacitación. El uso de los simuladores, como un juego, despertará la creatividad de sus empleados. Así que inicie sus laboratorios de aprendizaje.
A modo de cierre
Para concluir, vemos que podemos ver que pasamos de los reportes tradicionales, a los reportes de una hoja generados en Excel, luego a los simuladores y luego a los laboratorios – juegos de aprendizaje. Créame, esto no le tomará mas allá de un par de meses, con un impacto organizacional enorme y usando herramientas básicas de fácil acceso.
Jesús Sánchez es consultor en las áreas de Innovación, Estrategia y Alineación Organizacional. Es presidente de NRG Consultores C.A., Director Ejecutivo de SIO, La Oficina de Hoy C.A. y Director Ejecutivo de la Fundación Gerencia Estratégica. Caracas, Octubre 2006
Contacto:
j.sanchez@nrgconsultores.net
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